Oprogramowanie dla firm – sprzedaż, dystrybucja, wdrożenia. TTS Company

Różnorodność projektów, konieczność bieżącej kontroli zaplanowanych kosztów budowy, prowadzenia rozliczeń zużycia materiałów, czasu pracy ludzi i sprzętu, sezonowość i zmienność warunków wykonywania prac, płynność zatrudnienia – ujęte zostały w tym jednym systemie, który stawia na innowacyjność i nowoczesne technologie.

Zadaniem systemu CAPITAL jest wspomaganie pracy od momentu przygotowania oferty i kosztorysu, przez opracowanie harmonogramu, wspieranie zarządzania budową, aż do końcowego rozliczenia z inwestorem.

Capital umożliwia skok jakościowy w metodach zarządzania, podniesienie rentowności, udoskonalenie kultury organizacyjnej i uzyskanie wizerunku nowoczesnej i rozwijającej się firmy poprzez:

oparcie zarządzania na nowoczesnych metodach – Capital wspiera procesowy model działania firmy, umożliwia definiowanie procesów, zdarzeń, projektów, zadaniowe planowanie i rozliczanie kosztów poszczególnych etapów budowy (metoda ABC);

zastosowanie nowoczesnych narzędzi i technologii informatycznych (SQL serwer 2000), pracę w środowisku sieciowym w Windows 2000 i XP;

ułatwienie wdrażania i funkcjonowania systemu ISO 9001: 2000

Przyznanie systemowi CAPITAL złotego medalu na targach BUDMA 2005 oraz Interbud 2004 to sygnał, iż stosowanie nowoczesnych metod zarządzania i informatyzacji stanowi bardzo ważny element rozwoju i prowadzi do pozytywnych zmian w całej branży budowlanej.

Główne funkcje systemu:

Dodano zapamiętywanie konfiguracji listy w zestawieniach SQL.

Wczytywanie kosztorysu wraz z nakładami RMS (w standardzie XML), albo harmonogramu z przydzielonymi do zadań zasobami i planem realizacji,

Generowanie dokumentów zapotrzebowań, zamówień na materiały potrzebne na plac budowy na podstawie danych z kosztorysu lub harmonogramu,

Automatyzacja procesu produkcji oraz zaopatrzenia budowy poprzez kontrolę zużycia materiałów, ilości robocizny oraz czasu pracy sprzętu,

bieżąca kontrola realizacji projektów, wykrywanie nieprzewidzianych lub zbyt wysokich kosztów RMS na poszczególnych etapach prowadzonej inwestycji,

Tworzenie raportów dla całego projektu lub jego poszczególnych etapów, np. koszty i przychody projektów, porównanie kosztów i przychodów projektów, zestawienia zużycia RMS, prognozy finansowe projektów, stan realizacji projektów, wyniki finansowe projektów,

Definiowanie procesów, zadań, zdarzeń, kontrola kosztów materiałowych wg budżetów lub etapów budowy metodą ABC (Activity Based Costing), co składa się na nowoczesną metodę zarządzania,

Analiza kosztów - centra kosztowe,

Wspomaganie systemu jakości ISO poprzez zapis dokumentów, notowanie zdarzeń i korespondencji w formie elektronicznej w bazie danych (oferty, normy zakładowe, dokumentacja procesów, itp.),

Zarządzanie kontaktami z klientem (CRM) poprzez gromadzenie i przetwarzanie szczegółowych informacji o zdarzeniach związanych z kontrahentami i klientami,

Praca w sieci rozproszonej (bezpośrednia komunikacja pomiędzy budowami a centralą).

Integracja modułów Capitala z otoczeniem zewnętrznym

Ze względu na bardzo dużą ilość danych, istnieje potrzeba, aby nadzór nad planową realizacją projektu oraz analiza kosztów mogły być prowadzone na bieżąco. Kluczowa jest jak największa i dobrze zaprojektowana integracja systemu zarządzania z otoczeniem. Co to oznacza?

Integrację systemu z programami do kosztorysowania i harmonogramowania robót.

Współpracę z dostawcami, podwykonawcami, inwestorem.

Komunikację z systemami bankowymi i urzędami.

Rys.1.Elementy systemu zarządzania firmą budowlaną

Procesowy model działania firmy budowlanej

Istnieje wiele sposobów przedstawienia organizacji i działań firmy. Nowoczesne metody zarządzania opisują działania firmy przy pomocy przebiegających w niej procesów. Procesy są realizowane przez wiele działów i angażują różne zasoby firmy, wymagają wspólnej pracy wielu osób. Każdy proces przetwarza napływające do niego dane i zasoby zgodnie z ustalonym planem działania, tworząc nowe dane i zasoby, które są wykorzystywane w kolejnych procesach. Niezależnie od wielkości, struktury organizacyjnej, wszystkie firmy budowlane cechuje podobieństwo funkcjonalne zachodzących w nich procesów.

Rys.2 Procesy zarządzania w firmie budowlanej.

Pierwszym działaniem jest znalezienie klienta zainteresowanego wykonaniem określonych prac. Odpowiedzią na potrzeby tego klienta jest przygotowanie oferty, poprzedzone uzgodnieniem wymagań. Podczas tworzenia oferty korzystamy z wielu źródeł, w tym z firmowej bazy wiedzy, własnych norm oraz baz cenowych utworzonych i aktualizowanych przy okazji realizacji wcześniejszych robót. Akceptacja oferty i podpisanie umowy przez inwestora rozpoczyna etap przygotowania produkcji, w trakcie, którego, na podstawie dokumentacji, opracowywany jest harmonogram prac, plan zaopatrzenia, a na podstawie szczegółowego kosztorysu sporządzane są budżety zadań lub etapów budowy.

W trakcie realizacji budowy konieczne jest śledzenie jej przebiegu w odniesieniu do wstępnego planu. Informacje o postępie prac, zużyciu zasobów i nieprzewidzianych zdarzeniach trafiają do osób dbających o zapewnienie ciągłości dostaw zasobów na budowę oraz sprawujących kontrolę nad aktualnymi kosztami projektu. Po zakończeniu i rozliczeniu inwestycji wybrane informacje z realizacji budowy mogą być zapisywane w bazie wiedzy firmy. Ze zgromadzonych danych: o rzeczywistych cenach RMS, normach nakładów pracy, wyniku finansowym całego przedsięwzięcia i poszczególnych jego etapów, o podwykonawcach, dostawcach, można korzystać przy kolejnych budowach w celu sporządzania dokładniejszych wycen i harmonogramów oraz podejmowania trafnych decyzji.

Opisanie przez firmę swoich głównych procesów w systemie Capital, przyniesie korzyści, jakimi będą:

przyspieszenie i zapewnienie niezawodności obiegu informacji w firmie,

dokładne zaplanowanie czasu i kosztów dla realizacji oferowanych usług,

śledzenie aktualnie poniesionych kosztów i zużytych zasobów,

szybkie wykrywanie odstępstw od planu,

lepsza organizacja pracy,

przeciwdziałanie marnotrawstwu zasobów,

oszczędności związane z zakupem i dostawą materiałów,

uniknięcie kar za opóźnienia,

stworzenie firmy uczącej się, w, której wiedza jest zasobem całej firmy, a nie pozostaje w głowach poszczególnych pracowników Są to warunki konieczne dla rozwoju każdej nowoczesnej firmy,

Integracja modułów Capitala z otoczeniem zewnętrznym

Ze względu na bardzo dużą ilość danych, istnieje potrzeba, aby nadzór nad planową realizacją projektu oraz analiza kosztów mogły być prowadzone na bieżąco. Kluczowa jest jak największa i dobrze zaprojektowana integracja systemu zarządzania z otoczeniem. Co to oznacza?

Integrację systemu z programami do kosztorysowania i harmonogramowania robót,

Współpracę z dostawcami, podwykonawcami, inwestorem,

Komunikację z systemami bankowymi i urzędami,

Integracja oznacza, że zgromadzone w kosztorysie, a przetworzone w harmonogramie informacje o zasobach RMS są wczytywane do systemu Capital. Współpraca z dostawcami umożliwia Działowi Zaopatrzenia na podstawie wczytanych danych (z kosztorysu, czy harmonogramu) tworzenie i wysyłanie zapytań ofertowych oraz zamówień do dostawców, zaś współpraca z podwykonawcami pozwala Działom Przygotowania Produkcji i Logistyki rejestrację i kontrolę wszelkich umów, zleceń i kontaktów. Komunikacja z systemami bankowymi i urzędami gwarantuje Działowi Księgowości bieżącą kontrolę nad rozrachunkami i dokumentacją księgową.

Rys.3. Przepływ danych miedzy modułami systemu i otoczeniem Moduły systemu Capital wspomagają firmę na trzech płaszczyznach. Główną z nich jest zarządzanie budową (MRP). Z uwagi na potrzeby firm budowlanych moduły umieszczone w tej warstwie zostały specjalnie zaprojektowane dla uzyskania wysokiej integracji z kosztorysowaniem i harmonogramowaniem. W drugiej płaszczyźnie (ERP) znajdują się moduły wspomagające pracę całej firmy i są powiązane z pracą wielu działów. Na uwagę zasługuje moduł Procesy wspomagający procesowy model zarządzania firmą. W warstwie "Komunikacja z otoczeniem" (ERP II) znajdują się obecnie moduły do zarządzania relacjami z kontrahentami i prowadzenia rozrachunków…