Oprogramowanie dla firm – sprzedaż, dystrybucja, wdrożenia. TTS Company

Program składa się z kilku współpracujących ze sobą modułów: Uczestnicy postępowania, Repertorium, Czynności, Dokumenty, Windykacja, Pracownicy, Kartoteki, Lista płac, Sekretariat i Administracja. Dzięki temu wszystkie dane można zgromadzić w jednym miejscu, a następnie do nich błyskawicznie dotrzeć. Potrzebna informacja znajduje się w kartotekach stron i uczestników postępowania, rejestrze czynności, prowadzonych spraw i dokumentów, bazie najważniejszych instytucji prawnych, urzędów i banków.

W module Uczestnicy postępowania rejestrowane są dane stron prowadzonych spraw, a także dane innych uczestników postępowania, na przykład świadków. Są to takie dane jak nazwy, adresy, telefony, forma prawna, numer KRS, konta bankowe, adresy e-mailowe, strony www, itd. Każdy uczestnik postępowania może zostać przyporządkowany do zdefiniowanej wcześniej grupy. Do informacji o konkretnej osobie lub firmie łatwo można dotrzeć przeglądając listę po sformułowaniu odpowiednich kryteriów szukania i uruchomieniu funkcji wyszukiwania.

Moduł Repertorium pozwala rejestrować informacje identyfikujące daną sprawę: jej numer własny, nazwę, sygnaturę, opis, daty rozpoczęcia i zakończenia, uczestników, osobę prowadzącą i pracowników. Dla spraw windykacyjnych dodatkowo wprowadza się dane o kwocie zaległości, terminach płatności i rodzaju odsetek (podatkowych, ustawowych i umownych). Aby gromadzona informacja była przejrzysta i łatwo dostępna, każda sprawa powinna zostać przyporządkowana do określonej grupy i typu. Układ grup i typów spraw, czyli system klasyfikacji użytkownik definiuje samodzielnie, zgodnie z profilem kancelarii. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby kancelaria rejestrowała przy pomocy programu również swoje sprawy własne - w tym przypadku będzie jednocześnie klientem. Wszystkie aktualnie prowadzone sprawy lub też sprawy już zakończone można wyświetlić w postaci listy, a formułując kryteria szukania, wybrać te, o które chodzi. Program umożliwia także przeglądanie historii instancyjności każdej sprawy: sąd w którym się toczy, sygnatura, rejestracja posiedzeń sądu danej instancji (data, godzina, sala), dane wyroku wydanego w każdej instancji. Użytkownik może przeglądać listę rozpraw prowadzonych w wybranym okresie czasu (dniu, miesiącu, kwartale) zawierającej takie informacje jak: data, godzina, powód, pozwany, sala, sąd, osoba prowadząca sprawę (występująca w sądzie). W programie dostępny jest również Skorowidz spraw zawierający takie informacje jak: nazwa sprawy, osoba prowadząca, powód/pozwany, pozwany/powód, symbol własny sprawy, numer w repertorium, sygnatura i sąd, w którym się sprawa toczy. Można też śledzić historię pozwów (data złożenia, data ewentualnego zwrotu, przyczyna zwrotu).

Z Repertorium powiązany jest moduł Windykacja, w którym pojawiają się sprawy wcześniej wprowadzone jako windykacyjne. Dla każdej sprawy tego typu można wprowadzać zaliczki na poczet długu, obliczać odsetki oraz na podstawie wyliczonych kwot generować upomnienia. Możliwe jest również wydrukowanie zestawienia obliczeń, co jest szczególnie przydatne w przypadku, gdy odsetki naliczane są w dłuższym okresie czasu, gdy często zmieniały się stopy procentowe. W module tym dostępny jest również kalkulator odsetkowy umożliwiający niezależne i dowolne obliczanie odsetek podatkowych, ustawowych i umownych dla dowolnych zaległości i dowolnym terminie płatności. W przypadku zmian stóp procentowych, użytkownik samodzielnie może uzupełnić tabele odsetek podatkowych i umownych.

W programie KANCELARIA, w module Czynności, można rejestrować wszystkie czynności związane ze sprawą wraz z informacją o poniesionych kosztach oraz czasie pracy pracowników. Dzięki temu możliwe jest tworzenie i drukowanie rozliczeń dla klientów w wybranym okresie czasu, rozliczeń wybranej sprawy oraz kontrolowanie efektywności pracowników kancelarii. Użytkownik może również szybko wyszukać daną czynność na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów. Wprowadzając czynności planowane do wykonania w późniejszych terminach, można ustawić tzw. tryb powiadamiania. W trybie tym, co pewien zadany okres czasu, będzie pojawiać się okno przypominające o dacie i godzinie wykonania tej czynności. Na podstawie zaplanowanych czynności tworzony jest terminarz, w którym wyświetlane są wszystkie czynności przewidziane do wykonania na wybrany dzień lub tylko dla danego pracownika. Użytkownik ma też do dyspozycji Terminarz łudząco przypominający kalendarz papierowy, w którym można zaplanować czynności dla danej osoby, grupy lub też wszystkich pracowników. Program automatycznie przypomina o zaplanowanych terminach i dopisuje czynności do rejestru. Użytkownik może wykonać zestawienia wykonanych czynności w zadanym okresie dla danego pracownika dla wybranego klienta i/lub dla wybranej sprawy.

Korzystając z modułu Dokumenty w bardzo prosty sposób można uporządkować i dołączyć do sprawy dowolne dokumenty, nawet papierowe. Każdy dokument jest identyfikowany przez tzw. metrykę zawierającą numer, nazwę i opis, jego grupę, typ oraz lokalizację. Dla dokumentów 'komputerowych' lokalizacją jest miejsce jego zapisu na dysku, a dla dokumentów papierowych - miejsce przechowywania: pokój, regał, półka i teczka. Do danej sprawy można dołączać dokumenty utworzone w programie MS Word, różne inne dokumenty tekstowe oraz e-maile przychodzące i wychodzące. Jeśli użytkownik chce dołączyć do sprawy dokument Worda, program, wykorzystując dane pobrane z kartotek danej sprawy, automatycznie go wygeneruje w oparciu o gotowy wzór formularza (np. formularz KRS). Formularze dostarczane z programem są specjalnie przygotowane do tego celu, ale użytkownik może samodzielnie utworzyć i opracować, a następnie dołączyć do programu, praktycznie każdy formularz, który wykorzystuje w swojej kancelarii.

W module Pracownicy rejestrowani są pracownicy etatowi i osoby zatrudniane na prace zlecone. Możliwe jest grupowanie pracowników np. pod względem pełnionych przez nich funkcji. Dane pracowników są wykorzystywane praktycznie we wszystkich pozostałych modułach programu.

Program pozwala także na prowadzenie Listy płac dla pracowników etatowych i prac zleconych. W programie dostępne są mechanizmy umożliwiające definiowanie na dany rok tabeli podatkowej, parametrów podatkowych oraz parametrów ZUS. Na podstawie tych parametrów generowana jest lista płac, która następnie może być wydrukowana.

W module Sekretariat użytkownik ma możliwość przypisania dla danego dokumentu formy wysyłki lub odbioru (poczta zwykła, kurier, mail, faks). Dzięki temu, na podstawie wprowadzonych do programu dokumentów, można automatycznie utworzyć i drukować książkę korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Można również wygenerować i wydrukować pocztową książkę nadawczą. Moduł ten umożliwia też przeglądanie książki korespondencyjnej z danego dnia, miesiąca czy dowolnego okresu czasu (wg spraw, instancji, adresata i klienta oraz formy wysłania czy odbioru). Moduł Sekretariat pozwala wysyłać komunikaty w dowolnie określonym terminie. Komunikaty (np. przypominające o spotkaniach, telefonach, zdarzeniach) mogą być wysłane e-mailem lub bezpośrednio na monitor użytkownika. Nadawca komunikatu może otrzymać potwierdzenie otrzymania wiadomości przez odbiorcę.